Wie werden Meetings erfolgreich?

Rasante Zunahme der Anzahl Meetings

Gemäss Schätzungen haben Führungskräfte in den 1960er Jahren weniger als 10 Stunden pro Woche in Meetings verbracht. Heute sind es über 20 Stunden, dazu kommen die Vor- und Nachbereitungszeit. Zudem geben Führungskräfte an, dass nur 17% ihrer Meetings produktiv genutzte Zeit sei. Hochgerechnet auf ein Jahr bedeutet dies 900 unproduktive Stunden, also über 20 reguläre 40-Stunden Woche. Diese Zahlen allein sollten Grund genug sein, sich kritisch mit der Meetingkultur auseinanderzusetzten und diese zu hinterfragen. Ein erster Schritt könnte sein, zu prüfen, welche Meetings denn überhaupt benötigt werden und was der Outcome davon ist. Neue Narrative https://www.neuenarrative.de/ hat hierzu ein Tool entwickelt, um wiederkehrende Meetings gezielt zu analysieren und deren Mehrwert zu ermitteln. Basierend auf den Ergebnissen kann eine Führungskraft einschätzen, auf welche Meetings in Zukunft verzichtet oder deren Häufigkeit reduziert werden kann.

Meetings sind wichtig

Regelmässige Besprechungen und Feedback sind Teil einer gesunden Unternehmens- und Kommunikationskultur und fördern den dringend benötigten Austausch. Die seit der Pandemie vorherrschenden Homeoffice-Regelungen und die damit verbundenen Abwesenheiten erschweren den unkomplizierten Austausch. Mal schnell etwas mit den Kolleg:innen besprechen ist schwieriger geworden. Der Bedarf an Informationsaustausch nimmt in einer komplexeren und schnelllebigen Arbeitswelt aber zu. Meetings sind also nicht per se schlecht, die Anzahl und die Art der Meetings ist entscheidend. Erfolgreiche Firmen haben oft klare Meetingvorgaben was die Häufigkeit, Dauer, Inhalt und Ablauf eines Meetings angeht. Eine produktive und befriedigende Meetingkultur aufzubauen kann Teile einer Organisationsentwicklung sein.

Meetings verbessern

Es gibt ein paar einfache Grundregeln, die Meetings nicht perfekt, aber besser machen können.

Auf einer Ebene bleiben

Werden zu viele Themen vermischt, werden die Meetings unübersichtlich und das Risiko steigt, dass die Teilnehmer:innen verwirrt das Meeting verlassen und die ausgetauschten Informationen unterschiedlich interpretieren. Hat das angesetzte Meeting zu Ziel strategische Themen zu klären, haben andere Themen wie die letzten Informationen zur nächsten Kampagne oder ungeklärte Konflikte zwischen zwei Personen keinen Platz. Der Fokus der Teilnhehmer:innen soll auf ein Thema gerichtet bleiben können.

Ziele definieren

Gute Meetings haben klar formulierte Ziele, an welchem sich alle Beteiligten orientieren können. Wenn die Ziele im Vorfeld kommuniziert werden hat zudem jede/r Miterbeiter:inn die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Teilnahme an diesem Meeting notwendig ist und sich entsprechend vorzubereiten.

Meetings vorbereiten

Leider ist es oft so, dass sich die Teilnehmer:innen eines Meetings erst am Anfang der Sitzung mit den Themen zu beschäftigen. Dies ist einerseits der Menge der Meetings geschuldet die eine seriöse Vorbereitung zeitlich gar nicht zulassen. Anderseits fehlt oft das Bewusstsein, dass eigene Beiträge erwünscht sind, diese aber nur mit entsprechender vorgängiger Auseinandersetzung des Themas in ausreichender Qualität möglich sind. Zudem ist wichtig zu verstehen, dass das die Menge an potenziellem Chaos in einem Meeting nicht linear mit den Teilnehmer:innen zunimmt sondern exponentiell. Jeder Person hat Ihre eigenen Ideen und zu jedem Gedanken eine potenzielle Reaktion.

Meetings strukturieren

Jedes Meeting sollte eine Agenda haben welche im Vorfeld bekannt gegeben wird und an welcher die Teilnehmer:innen sich während dem Meeting orientieren können. Zusammen mit den definierten Zielen dient die Agenda als wichtige Information für die Vorbereitung der Teilnehmer:innen auf das Meeting. Sie sollte aber so durchlässig sein, dass während dem Meeting noch wichtige Themen integriert werden können.

Gute Meetings sind moderiert

Die Moderation ist eine wichtige Führungsrolle und stellt sicher, dass die Diskussionen der Zielereichung dienlich bleiben und die Zeiten eingehalten werden. Der Bedarf an Moderation ist je nach Meeting unterschiedlich, die Rolle muss aber zugwiesen sein und der Rollenträger sich der Aufgabe bewusst sein.

Dinge auslagern

Nicht jede Diskussion muss im Meeting zu Ende geführt werden. Dies wird teilweise in der Hitze des Gefechts vergessen, ist aber meistens schlecht genutzte Zeit. Diskussionen können problemlos abgekürzt und zwischen den beteiligten Personen ausserhalb des Meetings geklärt werden. Es ist ein wichtiger Teil der Moderationsrolle zu entscheiden, ob das Thema in einem 1:1-Treffen weitergeführt wird oder im Meeting ausdiskutiert werden soll. Wenn Diskussionen ausgelagert werden, zeigt sich auch, ob das Thema für die Beteiligten eine genügend hohe Wichtigkeit hat.

Den Fokus auf das was kommt, nicht auf das was hätte sein können setzen

Oft wird in Meetings darüber diskutiert, was hätte sein können und was alles nicht passiert ist und warum nicht. Menschen begeben sich dabei in einen Rechtfertigungsmodus. Diese Themen sind komplett irrelevant für das Team. Entscheiden ist was wirklich passiert ist, was noch passieren soll und wie dies erreicht werden kann. Bezogen auf die Dinge, die nicht passiert sind kann erfragt werden, welche Hindernisse in Wege standen und welche Unterstützung die Person allenfalls braucht.

Nächste Schritte sind ein wichtiger Output von Meetings

Ein gutes Meeting hat immer eine Anzahl nächster Schritte als Resultat. Oft wird versucht alle Themen im Meeting selbst zu klären und keine Arbeit aus dem Meeting zu nehmen. Dies zieht die Meetings unnötig in die Länge und macht sie unproduktiv. In den Meetings selbst sollen Aufgaben identifiziert und vergeben werden. Zur Nachkontrolle ist eine Protokollierung der festgehaltenen Aufgaben unumgänglich.

Fazit

Meeting sind und bleiben ein wichtiger Teil in einem Unternehmen und stellen den Informationsaustisch unter den Teilnehmer:innen sicher. Damit Meeting effizient werden und allen beteiligten einen Mehrwert bieten müssen aber einige Regeln beachtet werden. Was sind Deine Erfahrungen mit Meetings und wie konntet Ihr sie in Eurem Unternehmen verbessern? Hinterlasse gerne einen Kommentar. Willst Du mehr darüber erfahren oder Eure Meetingkultur analysieren? Vereinbare jetzt einen Termin für ein erstes unverbindliches Gespräch.